Avec l’aide de l’agence informatique Encima, le centre culturel De Grote Post a développé un module en ligne destiné à automatiser le planning des bénévoles. Cet outil a ensuite été approfondi en collaboration avec Yesplan, et aujourd’hui, il est proposé à d’autres organismes tant par Encima que par Yesplan.
Nous nous sommes entretenus avec le directeur Stefan Tanghe et la responsable de l’exploitation du centre culturel Marion Buckens à propos de ce projet et du recours intensif aux bénévoles.
Pourquoi a-t-on eu besoin d’un outil de planification des bénévoles à De Grote Post ?
Stefan : Le centre culturel De Grote Post a ouvert ses portes fin 2012 et, dès le départ, nous avons pu compter sur un grand nombre de bénévoles. Ils sont pratiquement impliqués dans notre fonctionnement au quotidien. Cependant, l’établissement d’horaires et la communication avec les bénévoles est un travail gigantesque. Dès le début donc, nous avons ressenti le besoin criant d’un outil précis permettant de suivre individuellement chaque bénévole. Nous avons demandé conseil à Encima et avons développé ensemble une plateforme par le biais de laquelle la planification et la communication avec les bénévoles sont aisées. Il s’agissait d’un nouveau concept pour Encima, c’est pourquoi Marion leur a expliqué, étape par étape, ce qu’il nous fallait et comment nous procédions, ce qu’ils se sont efforcés d’implémenter.
Stefan : Nous nous étions rendus compte qu’un temps énorme était consacré au planning des bénévoles. Or, nous essayons naturellement de donner à chaque collaborateur les moyens d’effectuer son travail le plus vite, le plus efficacement et le mieux possible. L’investissement dans un logiciel de gestion des horaires devait offrir à Marion plus de temps pour faire d’autres choses, à l’avenir, que de compléter des feuilles Excel.
Marion : Le grand défi consistait à développer un système dans lequel chaque bénévole saisirait très rapidement, et suffisamment longtemps à l’avance, quelle tâche lui serait impartie quel jour, de quelle heure à quelle heure. Bref, un véritable outil de communication, ce qu’Excel n’est pas. Un module fondé sur le web s’est donc avéré la seule solution valable.
Marion : Nous pouvons compter sur un groupe de 80 à 110 personnes, dont 50 à 80 sont régulièrement appelées.
Stefan : Il est un fait que la ville d’Ostende bénéficie d’un bénévolat nettement plus considérable que le reste de la Flandre. Ceci est dû à sa démographie et à l’emploi du temps des gens : en effet, Ostende compte un grand nombre de personnes âgées de plus de 55 ans qui ont pas mal de temps libre et désirent se rendre utiles. On le constate aussi bien à De Grote Post qu’au Theater Aan Zee.
Marion : Oui, surtout au début. Il a fallu s’adapter. Nous avons convenu d’un rendez-vous avec ces gens afin de leur présenter et de leur expliquer le système. Et nous organisons à présent des séances de formation. Passé ce stade, les choses se déroulent plutôt bien.
Stefan : Nous collaborons de manière assez intensive avec les bénévoles. Pourtant, sur le plan financier, cette collaboration sera toujours plus intéressante que les frais cumulés de l’ensemble des bénévoles. Le plus important toutefois, quand on travaille avec des bénévoles, c’est la relation sociale qu’on établit avec eux, à long terme en tout cas, car si l’on fonde exclusivement une relation avec des bénévoles sur les avantages financiers, d’une part ce n’est guère très éthique et d’autre part la motivation de ces bénévoles s’effilochera très rapidement. Et à ce moment-là, les gens commenceront à se sentir abusés. À vrai dire, nous ne pouvons pas consacrer assez de temps à l’établissement d’une bonne relation avec chacun de nos volontaires, séparément ou ensemble. Chaque bénévole devient ainsi également un véritable ambassadeur de De Grote Post.
Stefan : Tout d’abord, avant qu’une maison de la culture ouvre ses portes au grand public, cela est précédé d’une période de préparation. Dans le cas de De Grote Post, celle-ci n’a duré que 3 mois. Un programme de 30 à 40 activités était prévu pour les 10 premiers jours. J’ai donc très vite résolu d’embaucher la première personne désireuse de travailler bénévolement. Au début, le recours aux bénévoles était purement opérationnel-instrumental. On faisait appel à eux pour déchirer les billets, accompagner les spectateurs, etc. Aujourd’hui, nous essayons de confier des tâches moins superficielles à nos bénévoles. Nous les impliquons dans la création et le contenu de divers ateliers ou activités d’encadrement. Par exemple, nous avons un club de lecture qui est porté par des bénévoles : une fois par mois, ceux-ci lisent des textes de théâtre à des enfants. Et nous avons ainsi plusieurs projets en cours dans nos divers départements. Les bénévoles participent donc activement à notre fonctionnement.
