Gulbenkian, het kunstencentrum op de universiteitscampus van Kent, telt tal van podia waarop artiesten hun creativiteit kunnen botvieren. Elk jaar vinden meer dan 1.000 voorstellingen plaats in het centrum, dat beschikt over een theaterzaal, filmzaal, bar met cabaretpodium en toegang tot een concertzaal. Op het programma staan filmvertoningen, theater en hedendaagse dans, concerten en comedyshows. Kortom: Gulbenkian barst van de innovatie, inspiratie en verbeelding.
Het zal dan ook amper iemand verbazen dat er achter de schermen heel wat werk wordt verzet om zo veel voorstellingen in de kijker te zetten. David Haigh is operations director bij Gulbenkian en ziet toe op het eventmanagement. Samen met collega’s, artiesten en medewerkers plant hij de culturele producties.
Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een evenement. Als een volleerd jongleerder moet Haigh niet alleen de verschillende ‘ballen’ in de lucht houden, hij moet ze ook heen en weer ‘gooien’ en alle medewerkers achter de schermen bij zijn ‘act’ betrekken. Uiteindelijk moet elke bal zijn doel raken.
In zijn zoektocht naar software voor een gecentraliseerde informatie- en communicatiestroom tussen alle medewerkers, viel Haighs keuze op Yesplan – een intuïtief cloudbased systeem dat de samenwerking vergemakkelijkt en de verschillende taken in goede banen leidt.
De keuze voor Yesplan kwam er uit financiële overwegingen, maar was voor Haigh net zozeer een kwestie van gezond verstand. Na overleg met zijn team, bleek toegankelijkheid al snel een topprioriteit. Alle medewerkers moeten immers toegang hebben tot het systeem. Haigh wilde ook een systeem dat kan worden aangepast naargelang de specifieke eigenschappen van elk evenement. Bovendien moest het systeem relatief betaalbaar blijven. Haigh ontdekte dat het met andere software ook mogelijk is informatie te centraliseren, maar dat de toegang van teamleden tot die informatie bijkomende licenties vereist aan weinig democratische prijzen. In vergelijking met de concurrentie was de keuze voor Yesplan dus snel gemaakt. De software is een pak goedkoper en biedt alle functies die Haigh nodig heeft.
Sinds kort werkt het team van Haigh dus met Yesplan om evenementen in goede banen te leiden. Nu iedereen over de nodige informatie beschikt, verlopen de wekelijkse werkvergaderingen al een stuk vlotter. Haighs team kan goed overweg met Yesplan en past het systeem moeiteloos aan naargelang de behoeften. Haigh is dan ook vol lof over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van Yesplan.
“Het systeem bleek bijzonder handig voor de filmplanning, waar we datavelden hebben toegevoegd om het beheer te vergemakkelijken.”
De allerhandigste functie? De e-mailmeldingen. Zodra er iets in het systeem wordt gewijzigd, ontvangen alle betrokkenen automatisch een e-mail. Dat bespaart hen heel wat tijd, aangezien ze meteen weten of ze – om bij de jongleermetafoor te blijven – de bal moeten vangen of doorspelen. Het is dus ook niet meer nodig om elk teamlid apart te contacteren, waardoor het hele team er zeker van kan zijn dat iedereen op de hoogte is van belangrijke wijzigingen.
Haigh is vol lof over de steun die hij kreeg van de klantendienst: "Persoonlijk vind ik dat Yesplan uitstekend werkt, en ik zou de software zeker aanbevelen aan anderen."
Hij is ook in de wolken over de groeimogelijkheden die in Yesplan zijn verwerkt. “Gezien de flexibiliteit en aanpasbaarheid van het systeem zal het een belangrijke rol spelen als we de software verder uitrollen over het departement Kunst en Cultuur van de universiteit. Het heeft de organisatie in elk geval vooruit geholpen.”
Yesplan maakt de organisatie en het beheer van evenementen een pak minder stresserend. En nu alle ballen hun doel raken, kunnen de gedreven medewerkers van Gulbenkian zich verder toeleggen op hun streefdoel: artiesten, jongeren en de gemeenschap een stem geven en steunen.
