Un plan qui soude l’équipe

Au rendez-vous, des expositions, une série de concerts classiques, des performances d’art contemporain, des résidences d’artistes, une université d’été, des ateliers, et, si ce n’était pas assez, un programme de soutien à des artistes émergents de la scène contemporaine. Avec une programmation distribuée sur trois lieux, imaginez comme il est complexe de gérer les espaces, les équipes, et le matériel nécessaire pour tous ces événements simultanés. 

Surcroît de complexité : plusieurs des neuf employés mobilisés pour mener la programmation et la production de tous ces événements à la baguette travaillent à distance. Certains sont sur Mac, d’autres sur PC. Et pour complexifier le tout, plusieurs espaces utilisés par le personnel enseignant et les étudiants n’appartiennent pas à l’université.

Adieu cahier noir 

Jamie Wooldridge, responsable marketing et communication de l’université, se souvient : « Il y a cinq ans, on avait juste un programmeur théâtre et un cahier noir. On utilisait le système de réservation de salles de l’université et SharePoint. On gérait un agenda partagé rudimentaire, mais il y avait tout un aller-retour de mails véhiculant des informations détaillées et des requêtes spécifiques. Et beaucoup d’informations étaient uniquement logées dans la tête de quelques personnes. Ce savoir n’était pas stocké de manière centrale. On avait quelques dossiers et quelques disques durs. Parfois, en réunion, l’un d’entre nous déclarait qu’il avait été incapable de faire ceci ou cela uniquement parce qu’il n’avait pas pu accéder au bon disque dur. » 

C’est là que Yesplan est arrivé pour résoudre tous vos problèmes ? « Pas exactement. Je savais qu’il allait falloir combiner le logiciel de réservation de salles personnalisé de l’université avec un autre système, mais je ne savais pas ce qui ferait l’affaire. Après avoir vu seulement dix minutes de la démonstration Yesplan, j’ai compris à quel point le système était personnalisable. Ce n’est pas seulement un package de gestion d’espaces, on peut choisir les domaines et le type d’information qui nous intéresse et centraliser toutes les informations qui étaient éparpillées un peu partout jusque là. » « Il ne s’agit pas seulement de découvrir le système ,mais aussi d’analyser notre propre workflow. » 

Une histoire de flow 

Jamie et son équipe ont commencé à utiliser Yesplan il y a six mois. « Pendant un moment, on a utilisé SharePoint en même temps que Yesplan. Maintenant on se sert essentiellement de Yesplan. C’est super de voir le système se remplir d’informations et d’événements. On a aussi beaucoup appris sur la manière dont on travaille. Il ne s’agit pas seulement de découvrir le système, mais aussi d’analyser notre propre workflow. » 

Une petite équipe comportant des techniciens, des personnes travaillant à la galerie, au service financier, ainsi que d’autres employés de l’université, a été mise sur pied pour démarrer. Il s’agissait par exemple de personnaliser le tableau de bord pour répondre aux besoins de chaque section et de se familiariser avec la terminologie. « On a beaucoup appris », raconte Jamie. « A terme, on voulait réduire le nombre de mails échangés et alléger nos boîtes de réception. On a beaucoup progressé dans ce sens. » Grâce à des contrôles incorporés, les responsables reçoivent automatiquement une notification quand un espace est réservé. En d’autres termes : fini les e-mails ! « Ces alertes pour chaque réservation d’espace sont un grand pas en avant pour nous. » 

Jamie ne compte pas s’arrêter là. « Maintenant que tout le monde maîtrise les principes de base, j’aimerais aller plus loin dans ce que le système peut faire pour nous. J’aimerais d’abord qu’on se serve des rapports complets, qui vont nous permettre d’améliorer notre gestion. »